Llegados a este punto, con el factor sorpresa aún vigente, cada vez más empresas encargan sus presentaciones a proveedores especializados. ¿Por qué? Se trata de diferenciarse más allá de la simple utilización de Prezi.

Después de tres años de experiencia con este programa y a través del contacto con nuestros clientes hemos ido descubriendo cuáles han sido los factores que les han llevado a la decisión de poner sus presentaciones en manos de profesionales. Y nos hemos dado cuenta de que los motivos son muchos y muy distintos.

1- Obtener diferenciación respecto a competidores

El simple hecho de utilizar Prezi todavía es un factor diferenciador en sí mismo. Pero empiezan a distinguirse ya las empresas y los presentadores que han sabido dar un paso más: innovar entre los innovadores.

Pasó lo mismo con Powerpoint, hace ya veinte años. Las primeras presentaciones lucían impresionantes en las pantallas y cautivaban al público por sí mismas, sólo por el hecho de adoptar la forma de slides. Con el tiempo, el simple uso del programa dejó de impactar, llegó a aburrir en manos inexpertas y hasta se creó, en el 2011, un partido político anti-Powerpoint en Suiza.

Al final, independientemente de si han sido confeccionadas con Powerpoint, Keynote, Prezi, Slide Rocket o cualquier otra herramienta, las presentaciones que realmente influyen en su entorno normalmente han sido bien estructuradas y animadas por profesionales de la comunicación.

No hay que olvidar que un buen comunicador puede revolucionar un acto público sin ninguna proyección ni elemento de apoyo, de la misma manera que un buen ilustrador puede jugar con las emociones de sus lectores con un simple lápiz. Este es el espíritu que ha de llevar grabado a fuego el corazón de toda presentación. Y esta es la diferenciación que brinda un profesional de las presentaciones.

En definitiva, hemos detectado varias razones que llevan a las empresas a contratar especialistas para que confeccionen sus presentaciones. Hemos visto la primera, y la repetimos porque todavía es uno de los ejes de Prezi: diferenciación. En el próximo post veremos otra, no menos importante: los resultados de una presentación hecha por profesionales.

Para los usuarios que aún no se atreven a dar el salto a Prezi porque atesoran un gran volumen de trabajo ya realizado en Powerpoint se ha lanzado la aplicación Powerpoint Import, que permite importar las slides a Prezi una por una, todas de una vez, con o sin ruta (path), con sólo unos pocos clics.

Cómo insertar las slides de Powerpoint en Prezi

1- El menú de burbuja clicar la opción Insert > PPT

2- Hacer clic en Select File… y elegir el archivo PPT o PPTx que se quiere importar

3- Arrastrar las slides desde la barra lateral al lienzo o clicar en Insert all. También se puede añadir una ruta entre ellas.

En el siguiente vídeo se enseña cómo ”prezificar” un Powerpoint en pocos clics.

Hay diferentes aplicaciones disponibles en el mercado, cada una con sus pros y contras. En cualquier caso es necesario tomar en consideración el equipo del que dispondremos para la presentación y asegurarse de antemano que todos los archivos son compatibles.

Veamos algunas de las más utilizadas.

Powerpoint

Powerpoint ha acumulado con el tiempo algunas consideraciones negativas, seguramente por el desgaste de haber sido durante tantos años la herramienta reina. “Pónmelo en Powerpoint” ha llegado a alcanzar el grado de sarcasmo, como diciendo “pónmelo bonito y dirá lo mismo, no me convence.” Demasiada gente ha tenido que sentarse tantas veces ante tediosas sesiones de Powerpoint concebidas sin sentido, pero aun así, bien hecha, una presentación de Powerpoint puede ser un arma poderosa para conectar con la audiencia. De hecho, hay miles de plantillas en internet que se pueden personalizar y que responden a múltiples estilos: profesional, informal, lúdica, compleja, artística…

La animación en Powerpoint es cuestión de algo más que simples transiciones de diapositivas. La herramienta es tan intuitiva que con un sencillo auto-aprendizaje se pueden crear diferentes efectos que van a subrayar el contenido de una charla. Se puede inserir audio y vídeos de youtube, gracias a lo cual no es necesario saltar del programa al navegador de internet.

Además existe un buen número de aplicaciones externas para multiplicar sus capacidades. Una muy interesante es Liveweb, que permite mostrar el contenido de una página web en tiempo real, es decir, se puede ver el site y navegar dentro de él desde la misma presentación, siempre que el ordenador se mantenga conectado a internet.

Para los que no se pueden separar de su iPhone, Apple ofrece i-Clickr, una aplicación que permite utilizar el famoso smartphone como control remoto. Y también está Flashback, para incluir videos Flash en bucle, es decir, que cuando finalizan vuelven a comenzar por sí mismos.

Powerpoint es una herramienta tan versátil, poderosa y extendida que es imposible enumerar los múltiples tutoriales que se pueden encontrar en internet, escritos o en formato vídeo. Además, añadiendo una narración en audio y subiendo la presentación a Slideshare se puede poner la presentación a disposición de todo el mundo. Precisamente, la utilización de Slideshare como red social de conocimiento es uno de los factores de éxito de una buena reputación online, lo que perpetúa a Powerpoint como una de las principales referencias a la hora de comunicar ideas.

Prezi.com

Basado en una plataforma web, Prezi está ganando cotas de popularidad gracias a un estilo mucho más fluido y orgánico en comparación al comportamiento estructurado y lineal de Powerpoint. Es una herramienta increíble que viene a sumar y no a sustituir, es decir, hay ocasiones en que es más conveniente la utilización de Prezi y otras en que Powerpoint nos va a prestar mejor servicio.

Una ventaja de Prezi es que al estar basado en una plataforma web no existe el peligro de perder el archivo de la presentación antes de llegar ante la audiencia y sin tiempo para reaccionar. Aun así, existe la opción de descargarla para usarla off-line. No dispone de tantas plantillas como Powerpoint, pero la opción de empezar desde cero proporciona una alta flexibilidad. Por otra parte, insertar imágenes y vídeos es un proceso mucho más intuitivo que en Powerpoint.

Flash

Prezi está basado en tecnología Adobe Flash, que brinda muchas más posibilidades para la creación visual, pero que requiere un conocimiento técnico difícil de alcanzar para presentadores ocasionales. Por eso las empresas suelen contratar con frecuencia el diseño de sus presentaciones a empresas capaces de utilizar Flash y otras aplicaciones multimedia para obtener animaciones y recursos que van a convertir la presentación en una herramienta nacida para convencer.

Keynote

Desarrollada por y para Apple, Keynote lleva la presentación a un nivel superior. Sólo es cuestión de asegurarse de antemano que el equipo disponible contará con el hardware necesario para ejecutarla.

Como sucede con Prezi, Keynote es tan potente que la intervención de profesionales expertos brinda resultados inalcanzables por un presentador normal. Éste, no obstante, suele colaborar en la concepción del proyecto y, cómo no, es el auténtico protagonista durante la presentación. Los trabajos así realizados trascienden la idea de complemento visual y pueden llegar a convertirse, si se desea, en presentaciones capaces de funcionar por sí mismas, sin necesidad de presentador.

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Sea como fuere, dedicar tiempo a desarrollar componentes visuales para las presentaciones ayuda a construir mensajes capaces de cautivar al público y mantener su atención en un nivel de escucha activa. Hay muchas herramientas con una gran variedad de ventajas a la hora de añadir valor a una presentación. Con un poco de entrenamiento y con la ayuda de profesionales se puede convertir el plomo en oro, el aburrimiento en entusiasmo.

Prezi es una herramienta maravillosa y queremos compartirla con el mayor número posible de personas. Para ello, desde Presentaciones.biz hemos creado una serie de videotutoriales en español que iremos publicando en nuestro canal de Youtube con la intención de animar a todos los presentadores a conocerla, familiarizarse con ella y a utilizarla.

Los primeros capítulos estarán destinados a presentar Prezi: cómo registrarse, primeros pasos, edición de textos, imágenes y vídeos, gestión del story line, etc., es decir, a aprender lo básico del programa para poder empezar a trabajar.

Trucos, ideas y consejos

A medida que vayamos profundizando, también lanzaremos pequeños videotutoriales centrados en consejos, ideas y recursos que en Presentaciones.biz hemos comprobado que funcionan muy bien. Algunos están basados en las posibilidades que ofrece Prezi, otros aprovechan recursos de otros programas y también habrá varios de cosecha propia, provienentes de nuestra amplia experiencia en el sector de las presentaciones en concreto y de la comunicación en general. Se trata de ayudarte a hacer unas presentaciones más eficaces, pero también más creativas.

La primera vez que se abre un prezi en el iPad puede tardar un poco en cargarse dependiendo del tamaño del archivo, pero hasta los prezis más grandes se cargan rápidamente a partir de entonces.

En algunas ocasiones la aplicación se puede desconectar de improviso, por ejemplo cuando se ejecutan prezis de gran tamaño mientras se mantienen abiertas un buen número de otras aplicaciones. Además, los links añadidos al prezi en el momento de su creación en el ordenador no funcionan al ejecutarlo en el iPad.

Según anuncia Prezi en su web, la compañía está trabajando en una nueva versión destinada a mejorar estas prestaciones.

(Imagen extraída de www.asianjobportal.com)

Todo ello nos debería hacer reflexionar sobre la estrategia que deberían seguir nuestras presentaciones. De momento, la tendencia general consiste en desparramar sobre la mesa (o la pantalla) una serie de datos y argumentos organizados con criterios muy diversos y, en demasiadas ocasiones, subjetivos.

Estructura de conducta

AIDA: atención, interés, deseo y acción. En teoría éste habría de ser el desarrollo de la conducta de nuestro público, ya sea el equipo de ventas, un grupo de clientes potenciales o nuestros franquiciados. Parece fácil, pero ¿cómo conseguir la atención? En realidad todo es muy simple –que no quiere decir fácil. Basta con seguir la estructura de siempre en toda historia: introducción, nudo y desenlace, tal como han hecho siempre películas, cuentos, obras de teatro, novelas…

Estructura narrativa

La introducción presenta a los personajes con los que nos vamos a identificar, el nudo trae los acontecimientos al campo dinámico de las emociones y, obviamente al final de todo, viene el desenlace, es decir la resolución satisfactoria de la situación. Esta estructura es la responsable de que permanezcamos atentos a la historia hasta el final, y también de que recordemos la información de forma más precisa y por más tiempo.

Powerpoint, Prezi, Keynote… Más allá del formato

No importa si estamos proyectando una presentación lineal en Powerpoint o un impactante mapa de ideas realizado con Prezi. Da igual si se trata de exponer los resultados de una campaña o los compromisos de una alianza estratégica. Lo que realmente va a captar la atención, mantener el recuerdo y, deseablemente, mover a una acción, es contar una historia.

Explotar los recursos

¿Queremos que nuestra audiencia se quede con determinados datos? Fácil: entregue una versión impresa de la presentación. En ella, además, podrá aprovechar para introducir señas de contacto, enlaces, códigos QR, promociones, encuestas, segmentar por audiencias…

Youtube USA: 157 millones de visitantes en diciembre

Según datos de ComScore (NASDAQ: SCOR), líder en medición digital, casi 182 millones de usuarios estadounidenses de internet vieron vídeos online el pasado mes de diciembre, con una media de 23,2 horas por persona. La audiencia total del país vio un total de 43.500 millones de vídeos.

Como era de esperar, Google Sites (Youtube) se situó a la cabeza destacada del ranking, con 157,2 millones de visitantes únicos, seguido a distancia por VEVO (53,7), Yahoo (53,3), Viacom Digital (45,8) y, atención, Facebook (42).

De los 43.500 millones de vídeos vistos en diciembre, Youtube acaparó el 50% (21.900 millones). Por otra parte Youtube y Hulu demostraron ser las plataformas que más tiempo retuvieron a sus vistantes, con promedios de 7,9 y 3 horas por persona respectivamente.

Contenido

• Deslumbrar o alumbrar
• Anticipación
• Naturalidad
• Liderazgo
• Brevedad
• El fondo
• El thumbnail
• Proveedores
• Escuchar

Deslumbrar o alumbrar

Muchas empresas limitan su estrategia de videomarketing a lanzar un vídeo deslumbrante en busca del efecto viral, es decir, que los internautas lo reenvíen a sus contactos en cadena alcanzando rápidamente un número vertiginoso de visitas. Pero actualmente la estrategia que está demostrando mayor eficacia se basa en la publicación regular y metódica de los vídeos que genera la empresa y sus productos, siguiendo una estrategia de comunicación bien definida. Conseguir el efecto viral con un vídeo nos va a dar notoriedad, es cierto, pero es mas efectivo mantener un diálogo con nuestro público objetivo, y eso se puede hacer en vídeo.

Anticipación

Una buena estrategia de videomarketing aconseja analizar el calendario anual de actividades para programar los posibles vídeos a grabar. Esto permite organizar las actividades convenientemente. Por ejemplo, si la compañía va a exponer en una feria anual, será de gran ayuda tener previsto de antemano que una parte del mensaje a transmitir por el personal de la empresa tendrá como fondo alguno de los iconos de la ciudad (catedral, monumentos, etc.), el palacio de exposiciones con sus numerosos visitantes, prensa, expositores, etc. Todo ello dará como resultado un vídeo del acontecimiento mucho más vivo que si se limita a opiniones “encerradas” en un stand.

Naturalidad

Si los mercados son conversaciones, ¿por qué el público habría de querer hablar con oradores si puede hacerlo con personas? Una vez más, muchas empresas están siendo víctimas del tipo de comunicación unidireccional propio los medios tradicionales.

Titubee si es necesario, pero sea Vd. mismo. Sus clientes no quieren un presentador. Cuando comunique su mensaje tenga en cuenta que tiene delante una persona que ha acudido voluntariamente a Vd. para escuchar lo que tiene que decir sobre su empresa, sus novedades, sus productos, etc. Un recurso muy utilizado en videomarketing consiste en adoptar el formato entrevista, ya que ayuda al portavoz a ir tocando brevemente diferentes aspectos pautados por el entrevistador, ganando en soltura y confianza.

Líderazgo

Detectar a los líderes naturales de una empresa representa nada menos que la gran fortuna de encontrar el portavoz que va a teñir de pasión la comunicación con el público en el día a día. Este perfil humano se encuentra muchas veces en el departamento técnico, en atención al cliente o en el departamento comercial. Por contra, un buen CEO obtiene mejores resultados presentando alianzas estratégicas, compromisos de calidad o comentando aspectos genéricos de la empresa y el sector en que se mueve.

Brevedad

El videomarketing requiere frecuencia y tiempos cortos. La mejor manera de comunicar un mensaje largo es dividirlo en capítulos cortos y seriados, y publicarlos de forma programada. Con el correspondiente índice inicial generan expectativa, fidelidad y consistencia. Se considera que menos de un mensaje en vídeo al mes es abandonar el canal a la deriva.

El fondo

No sólo la persona que habla es importante. Lo que tiene detrás puede jugar un papel fundamental, ya sea para distraer la atención de lo que se está diciendo, crear un determinado ambiente o mostrar de forma indirecta un estilo (oficinas, atuendo, etc). El mensaje de un CEO puede adquirir un tono muy diferente si está en su oficina o si está a pie de fábrica.

El thumbnail

Muchos de sus visitantes decidirán si reproducen el vídeo en función de la imagen sobre la que van a clicar. Está demostrado que una imagen clara (por ejemplo, un primer plano de la persona que va a hablar) capaz de anticipar mínimamente una idea de lo que se va a exponer facilita el click. En ese aspecto, la transparencia y la coherencia son innegociables.

Proveedores

Si su empresa cuenta con un buen departamento de comunicación no dude en brindarle formación en las nuevas técnicas de comunicación que ofrece el videomarketing. Si no es así, o la plantilla disponible ya va bastante sobrecargada de trabajo, existen en el mercado proveedores de servicios de presentaciones y videomarketing especializados en desarrollar estrategias de Marketing de Contenidos e implementarlas mediante un Plan de Medios Sociales. Ellos evitarán que su conversación con los clientes se convierta en un elegante spot publicitario.

Escuchar

Escuche, vuelva a escuchar… analice y vuelva a escuchar a su público objetivo. Aprenderá mucho de su empresa y productos a través de ellos. Y se dará cuenta de que tiene muchísimas cosas que contarles. En vídeo, en persona, todo es más genuino.

La práctica diaria de las empresas está llena de prácticas que llevan al éxito. Pequeños descubrimientos de profesionales que se toman en serio su trabajo. ¿Quiere compartir sus experiencias con los demás? ¿Qué factores han contribuido al éxito de su estrategia de videomarketing?

Es práctica común publicar en la web las presentaciones ya ejecutadas como material informativo de la actividad de la empresa, sobre todo si se ha contratado un profesional y ofrecen, por tanto, una imagen impactante de la compañía, sus productos o sus servicios.

Tutoriales, seminarios, resultados, procesos, sistemas… Ya sea en su totalidad, resumidas o cribadas en lo tocante a información reservada, cada vez más empresas publican sus presentaciones en la web corporativa o en el blog. Muchas de ellas tienen ya una nutrida cuenta en Youtube, Vimeo o Slideshare como banco de apoyo a su estrategia de videomarketing, con las etiquetas y palabras clave bien estudiadas. Y no falta quien las promueve en las redes sociales como anzuelo.

Una herramienta a tener en cuenta en este sentido es Present.me, que permite grabar las presentaciones acompañadas de un vídeo con el presentador realizando las explicaciones pertinentes. De este modo, el receptor visualiza la presentación en PowerPoint o en Pdf en una mitad de la pantalla, y en la otra el vídeo con el autor haciendo su exposición.

La plataforma ofrece tres opciones, una gratuita y dos Premium (una de ellas a la espera de su lanzamiento). Para acceder a la gratuita sólo es necesario registrarse, obteniendo acceso a la grabación y publicación de 10 presentaciones mensuales de una duración máxima de 15 minutos, y hasta un límite de 50 mb.

Entre las ventajas de Present.me se encuentran la posibilidad de preparar la presentación tranquilamente en la oficina y luego utilizarla en la sesión (el presentador virtual puede ser el CEO y el presencial un técnico, por ejemplo), o poder hacer presentaciones guiadas a colaboradores o clientes en cualquier parte del mundo.

Registrarse y empezar a grabar no requiere apenas preparación técnica, cualquier usuario acostumbrado a una utilización normal del ordenador e internet puede hacerlo.

¿Dispone su empresa de presentaciones de impacto? ¿Las ha realizado un proveedor profesional? ¿Se ha planteado Vd. reutilizarlas para mostrar una imagen moderna y captar visitas? Otros lo están haciendo.